רושם ראשוני: כך מעצבים לובי מזמין למשרד

אזור הקבלה בכניסה למשרד הוא אחד המוקדים החשובים ביותר בו. זה הדבר הראשון אליו נחשפים המבקרים במשרד, המקום בו קורים הרבה מפגשים עסקיים, והחלל בו נרקמים להם יחסי עבודה. האם אזור הכניסה למשרד שלכם באמת משקף את מי שאתם? האם הוא מבטא את ערכי הארגון, תדמית העסק הרצויה לכם ומי שאתם שואפים להיות, ולהיתפש בעיני המבקרים, כבר בשנייה הראשונה בה נכנסים לחלל המשרד?

אין הזדמנות שנייה ליצירת רושם ראשוני! מחקרים קובעים שבתוך 7 שניות ראשונות ועד 90 שניות בלבד, נקבע סופית הרושם הראשון מהחלל. במבט היחיד הזה קולט הנחשף מסר לגבי מהות ואופי העסק או הארגון. המסר הזה שניקלט מתייחס לאסתטיקה, לאופי הארגון, לטיפוח, לרצינות ולהופעה הכללית של החברה. אזור לובי הקבלה והכניסה צריכים להיות מעוצבים ומאורגנים על פי התפיסה הזו, ולכן מראה הכניסה חייב להיות מסודר ומאורגן, מטופח ונקי.

גם כשמדובר בעסק או ארגון שלא מקבל קהל, אלא מקבל מדי בוקר עובדים ותיקים או חדשים, לטיפוח  אזור הכניסה יש השפעה פסיכולוגית חשובה: המסר המתקבל הוא שהכניסה, המבואה והקבלה הנאים שייכים לעסק או חברה מטופחת, שמכבדת את עובדיה ומנהליה, מבקריה ואורחיה. התחושה המתקבלת היא שמדובר בארגון שמשקיע בעצמו ואם כך סביר שישקיע גם בעובדיו ומנהליו. זהו עסק "שמבין את עבודה" וייתן שירות וחוויה טובים לעובדיו וללקוחותיו. שפת העיצוב צריכה להיות מסבירת פנים, מזמינה, נינוחה ונקייה. דלפק הקבלה לא יהיה עמוס בניירת, ציוד ומכשור, וגם מי שמאייש אותו יהיה בעל סבר פנים נעים ומזמין, מכבד ומכובד.

מה עוד? דלפק קבלה מהמם, תאורה נכונה מעליו, שילוט מרשים בתלת מימד עם לוגו ברור ומכובד, מסך טלוויזיה שמשדר את החדשות ברצף, ריהוט מזמין ורך למבקרים ולצוות העובדים – כל אלה הם דברים שיוצרים רושם ראשוני חזק וטוב, שנחקק בזיכרונו של המבקר.

בבניין המשרדים של חברת NOVA, ההנהלה החליטה שהגיע הזמן לשדרג את החוויה בכניסה למשרדים. הכניסה לבניין ואזור הקבלה והלובי שופצו מא' ועד ת', כאשר במסגרת השדרוג הוחלפו חיפויי הרצפה, התקרות וחיפויי הקירות; תוכנן ועוצב מחדש דלפק הקבלה, והתקרה הישנה הוחלפה בתקרה אקוסטית מתקדמת; נתלו גופי תאורה חדשים בגוונים ועוצמה מתאימה מעל הדלפק ובשאר החלל; הותאם שילוט מרשים בתלת מימד עם לוגו מכובד; הותאמה ספה אלגנטית ומזמינה במראה פיסולי, אך נוחה ורכה לישיבת המתנה למבקרים ולצוות העובדים. כל אלו יוצרים רושם ראשוני חזק וטוב, שנחקק בזיכרונו של המבקר.

חלל הלובי מהווה מקום מפגש ראשוני לעובדים מדי בוקר. מבקרים חדשים או עובדים שמגיעים לריאיון עשויים לבקש בו מידע כללי והכוונה. לכן, חשוב להשקיע מחשבה ותכנון לגבי שילוט הכוונה ברור ונוח וסביבה נינוחה ש"מזמינה פנימה". המסר המידי שנשאף לשדר, לכל מי שנכנס, הוא מסר של קבלת פנים שיוצרת תחושת "ברוכים הבאים, אנו שמחים לארח אתכם אצלנו".

הלובי צריך להוסיף ערך תדמיתי לחברה ולארגון. עיצוב לובי שתוכנן ועוצב באופן מקצועי יהיה מסוגנן, ייחודי ופונקציונאלי. התכנון בא לידי ביטוי בחשיבה על הזרימה בחלל, בחירת חומרי הגמר והטקסטורות, הגוונים ופרטי הנגרות והריהוט הרך לפינות ההמתנה. יש חשיבות מרובה להתאמת עוצמות וגוון התאורה, וגם ל"ביזנס-סטיילינג" -הלבשת החלל, אבזור והתאמת הצמחייה. אפשר גם להרחיב את עוצמת החוויה של הלובי. איך עושים זאת? על ידי הפעלה של חושים נוספים, למשל להתאים ניחוחות וצלילים בהתאם לעיסוק של העסק.

בוודאי יצא לכם לבקר בחלל משרדי עם עומס מטורף של ניירת, קלסרים ודפים, כשמכל עבר תיקיות, קלסרים ושטויות על השולחן (ולעתים גם על הרצפה). ובצד שני – עומס של כבלים חשמליים, מדפסות ענק, מגרסות, פחים או ארונות גבוהים ועמוסים. כדאי מאד לא לתת למבקרים או לקוחות תחושה שיש עומס ואי סדר במשרד , זה עלול לשדר שגם העבודה שאתם מבצעים אינה מקצועית ומסודרת. על המעצבים של החלל לתכנן נכון ומראש את כל אמצעי האחסון הדרושים. סידור נכון של חיווט וכבלים חשמליים וארגון סביבת העבודה בכניסה, ובכלל, יקרין סדר מופתי ויעשה טוב לדימוי העסק ולעובדים בחלל הכניסה, וזה מאפשר לנצל טוב ונכון יותר את שטח העבודה, ומייעל את השימוש בחלל.

במשרדים גדולים, אזור ההמתנה יכול להיות גם אזור רב תכליתי שיכול לשמש גם כפינת מנוחה, או פינת מפגש נינוח לעובדים. את פינות ההמתנה-מנוחה יש לעצב באופן נעים עם ספות וכורסאות מזמינות ונוחות, שולחנות קפה נמוכים ואמצעי חשמל ותקשורת לטעון מכשירים, שמאפשרים לעבוד תוך כדי ישיבה. פינות כאלו יאפשרו לאורחים ומבקרים להעביר את זמנם בנוחות ובנעימים.

לדוגמה, במשרדי Intango מוקם באזור קבלת פנים בית קפה-קפיטריה בסגנון צעיר ודינאמי, שמהווה גם את "כיכר העיר" של החברה. כאן, בסמיכות לכניסה, מוקם לב הארגון, כאן נוטים להיפגש העובדים עם מנהליהם, כאן מתרחשת החוויה המרגשת לכל מי שניכנס למשרדים לראשונה או כל בוקר. ב"פיאצה", שמהווה את חלל המפגש המרכזי במשרד מתאהבים מיד בכניסה למשרד. נעים להתקבל כאן כל בוקר, להתחיל את היום עם קפה, להמתין לפגישה, לשהות או לעבוד, באווירה א-פורמאלית, ובסגנון צעיר, אורבאני,  נמרץ ויצירתי.

לסיכום, שידרוג עיצוב אזור הכניסה, הקבלה והלובי במשרדים, אם כן בעל חשיבות מכרעת, כאן המקום בו הרושם הראשוני מתקבע. עובד חדש שמועמד לגיוס, מקבל כאן את החלטותיו באופן ספונטאני ובלתי מודע. אזור זה צריך להיות מעוצב באופן שישקף את ערכי המותג, אופי העסק, צבעיו, ובכלל זה את תדמית החברה. לובי הכניסה מציג ומשקף את העסק שלכם, ועליו לייצר את הרושם הנכון שאתם מבוקשים לשדר.